09.02.2026
Kansallisarkisto 6.2.2026
Lausunto opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä
Kansallisarkiston tavoitteena on antaa määräys seulontapäätöksessä kaikille arkistolain (831/1994) 1 §1 momentin kohdissa 1–4 ja 6 mainituille arkistonmuodostajille, jotka ovat varhaiskasvatuksen ja opetuksen sekä koulutuksen järjestäjiä, ja joilla on opetustoimen ydintehtäviä varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen, lukiokoulutuksen, ammatillisen koulutuksen, korkeakoulujen, taiteen perusopetuksen tai vapaan sivistystyön toimintaprosesseista.
Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry tarkastelee esitystä ammatillisen koulutuksen järjestäjien näkökulmasta. Lausunnon on valmistellut AMKEn tiedonhallinnan verkosto (aiemmin asianhallintaverkosto).
Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösasiakirjaan Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys. Onko päätös selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?
Päätöksessä on pitkähkö luettelo aikaisemmista seulontapäätöksistä. Lausunnon antamista vaikeuttaa se, että suurinta osaa näistä päätöksistä ei löydy Kansallisarkiston verkkosivuilta. Kaikki Kansallisarkiston seulontapäätökset, joilla on vaikutusta ammatillisen koulutuksen opetustoimen asiakirjatietojen säilytysaikoihin ja nyt kyseessä olevaan päätökseen, tulee olla selkeästi löydettävissä ja luettavissa Kansallisarkiston verkkosivuilta.
Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset perustelumuistioasiakirjaan. Onko perustelumuistio selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?
Kansallisarkiston perustelumuistion mukaan yleispäätöksen tärkeimpänä tavoitteena on vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa. Toimijat voivat sellaisenaan soveltaa Kansallisarkiston antamaa seulontapäätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle.
AMKE kannattaa tavoitetta ja korostaa, että periaatetta tulee soveltaa opiskelijarekisterin tietosisällön määrittelemiseen. Lisäksi tavoitteena tulee olla, että vähennetään päällekkäistä tietojen säilyttämistä ja selkeytetään valtionhallinnon ja koulutuksen järjestäjän välisiä säilytysvelvoitteita.
Perustelumuistion mukaan ”Koulutuksenjärjestäjät käsittelevät oppilaita ja tutkintoja koskevia tietoja kukin omissa opiskelijatietojärjestelmissään. Lain (884/2917, 4 §) valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä mukaisesti, kaikki ammatillisen koulutuksen järjestäjät toimit-tavat KOSKI-tietovarantoon oppilaitosten ja opiskelijoiden tutkinto- ja arviointitiedot. Näiden tietojen pysyvästä säilyttämisestä on jo määrätty Kansallisarkiston päätöksessä 8.12.2023 (KA/6450/07.01.01.03.01/2022 ja KA/10137/28.02.01/2023).
AMKE näkee, että tietoja tulee säilyttää pysyvästi vain yhdessä tietovarannossa ja välttää päällekkäistä säilyttämistä.
Seulontapäätös KA/10137/28.02.01/2023 koskee Opetushallituksen opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (KOSKI ja eHOKS) sisältyvien asiakirjatietojen pysyvää säilyttämistä 1.1.2017 lähtien. Tässä päätöksessä on myös maininta, että pääosa tietosisällöstä arkistoidaan tällä hetkellä voimassa olevien seulontapäätösten mukaan myös koulutuksen järjestäjien arkistoihin. Seulontapäätöksen mukaan ”Päällekkäisestä arkistoinnista on kuitenkin mahdollista luopua siten, että valtakunnallinen tietovaranto muodostaa jatkossa ainoan opinto- ja tutkintotietoja sisältävän arkistoitavan tietoaineiston. Koulutuksen järjestäjille annettujen seulontapäätösten oppilas-, opiskelija- ja tutkintotietoja koskevia osia arvioidaan uudelleen niitä koskevien seulontapäätösten valmistelun yhteydessä.”
AMKE pitää tärkeänä Kansallisarkiston tavoitetta siitä, että päällekkäisestä arkistoinnista luovutaan.
Tarkasteltavat tehtävät:
- Oppivelvollisuuden seuraaminen ja opiskeluoikeuden ylläpito -tehtävästä muodostuu erilaisia opiskelijatietoja, kuten opiskelijarekisteri, opiskelijan opiskeluun liittyvät tiedot opiskelijahallintojärjestelmässä. Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet useita opetustoimen valtakunnallisia tietovarantoja sekä kuntien oppilas- ja opiskelijarekistereitä koskevia seulontapäätöksiä.
- Ammatillisen koulutuksen osalta laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017 3, 9 ja 19 §) määriteltyihin rekistereihin sovelletaan päätöksiä 4.10.2016 (AL/18800/07.01.01.03.01/2016) ja 8.12.2023 (KA/6450/07.01.01.03.01/2022 ja KA/10137/28.02.01/2023). Edellä mainitussa tehtävässä muodostuviin tietoihin sovelletaan jo annettuja seulontapäätöksiä.
- Henkilökohtaistaminen-tehtävässä muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen osalta päätöksessä ei ole huomioitu, että opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennetaan ko. tietoja. Näiden tietoaineistojen säilytysajoista on jo määrätty päätöksessä 8.12.2023 (KA/6450/07.01.01.03.01/2022 ja KA/10137/28.02.01/2023), jossa ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.
Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset Liitteeseen 1 Opetustoimi. Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä asiakirjoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa? Onko toimintaprosessit ja asiakirjat määritelty kattavasti? Jos on puutteita, mainitkaa puuttuva toimintaprosessi, asiakirja ja arvionne arkistollisesta arviosta.
Laki valtakunnallisista opinto-, koulutus- ja tutkintorekistereistä on tullut voimaan määräyksen jälkeen 1.1.2018 alkaen. Laissa määrätyt säilytysajat eivät täysin vastaa Arkistolaitoksen vuonna 2016 tehtyä määräystä, johon tässä seulontapäätöksessä useassa kohtaa viitataan. Toimijoiden tulee pystyä selkeästi löytämään arkistoitavat tietoaineistot liitteestä.
AMKE esittää, että liitteeseen eritellään erikseen valtakunnalliset rekisterit ja niiden pysyvästi säilytettävät tiedot. Näin rekisteritiedot eivät sotkeutuisi asiakirjoina säilytettävien tietoaineistojen kesken.
Liitteessä 1 Ammatillinen koulutus -välilehdellä on useita asiakirjoja esitetty pysyvästi säilytettäviksi. Tähän asti näitä asiakirjoja on säilytetty vain määräajan. Liitteen 1 lisätietosarakkeessa ei tule kaikkien asiakirjojen/tietoaineistojen osalta selväksi, tarkoitetaanko pysyvää säilyttämistä pelkästään valtakunnallisessa tietovarannossa tai rekisterissä vai tuleeko koulutuksen järjestäjän myös säilyttää asiakirja/tietoaineisto pysyvästi. Viittaukset aiempiin seulontapäätöksiin koskevat valtakunnallista tietovarantoa ja rekisterejä. Ainoastaan todistusten kohdalla lisätiedot sarakkeessa on maininta määräajan säilytyksestä, jos tiedot on siirretty valtakunnalliseen tietovarantoon. Liitteessä tulee selkeästi mainita säilytysvastuut, kenen tulee säilyttää tiedot pysyvästi.
AMKEn näkemys on, että mikäli tieto säilytetään pysyvästi valtakunnallisessa tietovarannossa tai rekisterissä (josta OPH rekisterinpitäjänä vastaa), säilyttää koulutuksen järjestäjä tietoja vain määräajan.
AMKE esittää muutosta liitteen 1 säilytysesitykseen ja selvennystä lisätiedot-sarakkeelle koulutuksen järjestäjän velvollisuuteen säilyttää tietoaineistoja seuraaviin tehtäviin liittyviin asiakirjoihin/tietoaineistoihin:
1. Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu -tehtävässä Suunnitelma, tutkinnon tai koulutuksen toteuttamissuunnitelma on esitetty pysyvästi säilytettäväksi. Asiakirjan nimeä ja/tai lisätietoja tulee tarkentaa, tarkoitetaanko tällä tutkinnon tai koulutuksen toteutussuunnitelmaa. Vrt. osaamisen arvioinnin toteuttamissuunnitelma.
AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
2. Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu -tehtävässä Työsuunnitelma tai työvuosisuunnitelma (opettajien välinen työnjako) on esitetty pysyvästi säilytettäväksi. Tiedosta ei käy ilmi, tarkoitetaanko tällä opettajien OVTES:n mukaisia vuosityöaikasuunnitelmia. Vuosityöaikasuunnitelmia hallinnoidaan erilaisissa työajanseurantajärjestelmissä ja niitä säilytetään työaikalainsäädännön mukaan määräajan.
AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
3. Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu -tehtävässä on esitetty pysyvästi säilytettäväksi Opinto-opas. Opinto-oppaita ei ammatillisen koulutuksen puolella laadita ja näemme, ettei tällä ole arkistollista arvoa, koska opetussuunnitelmien, tutkintojen ja koulutusten perusteet ovat julkaistuna OPH:n ePerusteet -palvelussa. Perusteiden ja määräysten antamisesta vastaa Opetushallitus.
AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi tai opinto-opas asiakirjana poistetaan kokonaan.
4. Yhteishaku, jatkuva haku -tehtävässä on esitetty pysyvästi säilytettäväksi Hakemus, hakijan hakemus ja hakemus kaksoistutkinnon suorittamiseen.
AMKE näkee, että mikäli tiedot säilytetään valtakunnallisessa rekisterissä pysyvästi, ei koulutuksen järjestäjältä tule vaatia pysyvää säilyttämistä. Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä § 22 mukaan opiskelijavalintarekisterin tietoja säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi koulutuksen järjestäjien osalta.
5. Harkinnanvarainen haku -tehtävässä on esitetty pysyvään säilytykseen Harkinnanvarainen hakemus ja sen liitteet. Harkintaan perustuva hakemus täytetään yhteishaun yhteydessä opintopolussa, joten hakemuksen tiedot tallentuvat valtakunnalliseen opiskelijavalintarekisteriin. Liitetiedot sen sijaan eivät vaan ne toimitetaan suoraan koulutuksen järjestäjälle. Liitetiedot sisältävät kopioita koulutodistuksista sekä lääkärin tai muun asiantuntijan lausuntoja.
AMKE ei näe tarvetta säilyttää hakemusta ja liitetietoja pysyvästi. Liitetietojen terveystietojen säilytysaika tulee ammatillisen koulutuksen lain § 107 Terveydentilaa ja rikostuomioita koskevien tietojen käsittely: Koulutuksen järjestäjän on säilytettävä 1 ja 2 momentissa tarkoitetut tiedot erillään muista henkilötiedoista. Mainitut tiedot tulee poistaa rekisteristä välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää lakisääteisten tehtävien edellyttämää perustetta, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin.
AMKE esittää, että hakemusten säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi koulutuksen järjestäjien osalta ja liitteiden osalta määräajan säilytettäviksi kuten laissa on määrätty.
6. Päätös opiskelijaksi ottamisesta -tehtävässä on esitetty pysyvästi säilytettäväksi Päätös myönteinen tai kielteinen opiskelijavalintapäätös. Tiedon ollessa valtakunnallisessa opiskelijavalintarekisterissä ei ole tarvetta päällekkäiselle pysyvälle säilyttämiselle.
AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräaikaisesti säilytettäväksi koulutuksen järjestäjän osalta.
7. Oppivelvollisuuden seuraaminen ja opiskeluoikeuden ylläpito -tehtävässä Opiskelijatiedot tarkenne opiskelijarekisteri, opiskelijan opiskeluun liittyvät tiedot opiskelijahallintojärjestelmässä esitetään pysyvästi säilytettäväksi. Opiskelijarekisterin tietosisältöä ei ole määritelty lainsäädännössä.
Opiskelijarekisteri sisältää seuraavia tietoryhmiä: opiskelijan henkilötiedot, aloitus- ja keskeytystiedot, tiedot suoritettavista opinnoista, rahoitusta koskevat tiedot, opintomaksut, todistus- ja arviointitiedot eli käytännössä kaikki samat tietosisällöt, jotka laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 9 § mukaan velvoitetaan siirtämään valtakunnalliseen tietovarantoon. Lisäksi rekisterissä on edellä mainituissa tietoryhmissä tietoja, jotka säilytysesityksen mukaan säilytetään asiakirjoina määräajan.
AMKE esittää, että alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisesti ja tietopalvelun toteuttamiseksi sekä tavoitteen päällekkäisen säilyttämisen vähentämisen saavuttamiseksi opiskelijarekisteristä säilytetään pysyvästi seuraavat tiedot: opiskelijan nimi, tutkinto tai koulutus, osaamisala, oppijanumero, opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymisaika ja arvostelutiedot arvosanoineen. Nämä tiedot sisältyvät todistukseen ja liitteenä ole-vaan opintosuoritusotteeseen, jotka säilytetään pysyvästi. Ei ole kohtuullista vaatia, että opiskelijarekisterin tietosisällöstä tulisi laatia erillinen seulontaesitys.
8. Tiedoksianto opiskelijavalinnasta ja opiskeluoikeuden vastaanottaminen -tehtävässä on esitetty pysyvästi säilytettäväksi Tietosuoja-asetuksen, julkisuuslain ja oppilas- ja opiskeluhuoltolain mukaiset suostumukset.
Muilla liitteen 1 välilehdillä ko. tiedot on esitetty määräajan säilytettäviksi. On herännyt epäilys siitä, että viittaus ja esitys ovat virheellisiä tältä osin. Samoihin lakeihin perustuen suostumusten säilyttäminen pitäisi olla yhtenäinen koko opetustoimen osalta.
AMKE ei näe tiedoilla arkistollista arvoa ja esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
9. Läsnä- ja poissaolo -tehtävässä on esitetty pysyvään säilytykseen Päätökset opiskeluoikeuden väliaikaisesta keskeyttämisestä, oppivelvollisuuden suorittamisen määräaikaisesta keskeyttämisestä, oppivelvollisuuden keskeyttämisestä toistaiseksi ja eronneeksi katsomisesta.
Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä § 11 mukaan opintojen väliaikaista keskeyttämistä koskevat tietovarantoon tallennetut tiedot säilytetään kuitenkin ainoastaan viisi vuotta opintojen päättymisestä tai tutkinnon suorittamisesta.
AMKE ei näe tiedoilla arkistollista arvoa. Kun opiskelija katsotaan eronneeksi, siirretään opintosuoritusote pysyvään säilytykseen, jossa on eropäivä ja suoritetut arvosanatiedot. AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
10. Henkilökohtaistaminen -tehtävässä on esitetty pysyvästi säilytettäviksi HOKS ja Päätös osaamisen tunnustamisesta.
HOKS-tiedot siirtyvät koulutuksen järjestäjien opintohallintojärjestelmistä valtakunnalliseen eHOKS -tietovarantoon. Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä § 11 mukaan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman tietoja säilytetään tietovarannossa viisi vuotta opintojen päättymisestä tai tutkinnon suorittamisesta, joka on ristiriidassa edellä mainitun Kansallisarkiston seulontapäätöksen kanssa. Tiedot säilyvät valtakunnallisessa tietovarannossa ja osaamisen tunnustaminen todistuksen lisätiedoissa.
AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
11. Opetuksen toteuttamisen -tehtävässä Opetuspäiväkirja on esitetty pysyvästi säilytettäväksi. Opetuspäiväkirjoja ei enää laadita ja aiemmin ne ovat olleet osa opettajien kalentereita, joihin he ovat merkinneet opetustuntejaan ja tapaamisia opiskelijoiden kanssa. Pelkät kalenterimerkinnät eivät tietosisällöltään ole pysyvästi säilyttämisen arvoisia.
AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
12. Arviointi-tehtävässä Arviointipäätös on esitetty pysyvästi säilytettäväksi ilman viitettä lakiin tai jo tehtyyn päätökseen pysyvästä säilyttämisestä. Arviointipäätöksen arvosana siirtyy ja sisältyy opintosuoritusotteeseen, joka on esitetty todistuksen liitteenä pysyvästi säilytettäväksi.
AMKE ei näe arviointipäätöksellä pysyvää säilytysarvoa, koska tieto säilyy opintosuoritusotteella. AMKE esittää, että säilytysesitys muutetaan määräajan säilytettäväksi.
Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry
Veli-Matti Lamppu, toimitusjohtaja
Peter Pahlman, asiantuntija
Lisätiedot: asiantuntija Peter Pahlman, 040 015 1324, peter.pahlman@amke.fi
Lataa lausunto tästäAmmattiosaamisen kehittämisyhtiö AMKE Oy Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry
Eteläranta 10
00130 Helsinki
