Tuottavuus tehdään yllättävissä paikoissa – ajatuksia arjen johtamisesta

15.04.2015

Meillä on tiukka paikka. Lainsäädäntö- ja rahoitusuudistusten kaaduttua ennakoitavuus suunnitteluvuosillemme hävisi. Uuden hallituksen suuntaa koulutuspolitiikalle ei uskalla toivoa kevääksi, ei syksyksikään. Jotakin on kuitenkin tehtävä. Täytyy hakea itse ratkaisuja tuottavuuden lisäämiseksi ja kestävyysvajeen nujertamiseksi. Me lähdimme liikkeelle johtamisesta.

Omniassa työyhteisökyselyn johtamista koskevat mittarit eivät näyttäneet kaksi vuotta sitten hyvää. Vuosien mittaan tehdyt, lukuisat muutokset ja jatkuvasti kasvanut organisaatio olivat jättäneet jälkensä, rakenteissa oli nitinää ja natinaa. Toisen pään uudistaessa, toinen pää vahvisti vanhoja toimintatapoja. Töihin tulokin oli monelle työlästä työterveyden tulosten perusteella.

Peilin kanssa tunnistimme johtamisen yhdeksi merkittävimmäksi tuloksellisuuden edistäjäksi. Johtamisen kehittämistyö saatettiin vauhtiin strategiatyöllä. Työtä tehtiin monin tavoin koko talon voimin. Päävastuu oli kuitenkin johtoryhmällä, joka tunnisti nopeasti ajatuksen vuorovaikutteisesta johtamisesta palvelutehtävänä.

Kun johtona aloimme kuunnella ja katsoa, huomasimme nopeasti rakenteellisia vikoja. Jokainen omnialainen tuntui tekevän parhaansa, mutta säätämistä ja päällekkäistä työtä tapahtui silti liikaa. Aloitimme henkilöstöjohtamisesta. Yllättävän pienet asiat kuormittivat esimiehiä ja ärsyttivät työntekijöitä. Omnian henkilöstöjohtamisen tavoitteeksi asetettiin sujuva työ. Ensitöiksemme määrittelimme uudelleen työnjaon henkilöstöasioissa HR:n, esimiesten ja henkilöstön kesken.

Johtamisen kehittämisessä haasteeksi nousi nopeasti sisäinen viestintä ja vuorovaikutus. Miten ajatukset saadaan kulkemaan henkilöstöltä esimiehille, esimiehiltä johdolle ja toisinpäin. Johtoryhmän yhteinen viesti saattoi muuttua jo 70 esimiehen kohdalla hyvin monenkirjavaksi. Merkittävä askel yhtenäisen viestin, yhteisten pelisääntöjen ja vuorovaikutteisen johtamisen suuntaan olivat esimiesfoorumit. Foorumeita on nyt järjestetty kuukausittain kaksi vuotta. Ne ovat koulutuksia tai kehittämispäiviä, joissa perehdytään esim. vaikeisiin esimiestyön tilanteisiin, työlainsäädäntöön tai rekrytointiin. Nykyään esimiesfoorumi on myös paikka, jossa käynnistetään seuraavan vuoden budjetin valmistelu. Foorumeihin ei ole pakko osallistua, mutta kertatoisensa jälkeen paikat ovat täynnä. Tarve yhteiselle puheelle ja kokemusten jakamiselle on suuri.

Omnian satsaus johtamiseen merkitsi myös sitä, että uudistimme työkykyjohtamisen rakenteet. Strateginen kumppanuus työterveyshuollon kanssa rakennettiin käytännössä alusta. Tämä tarkoitti sitä, että johtajuus otettiin tiukasti itselle. Työterveydelle annettiin vastavuoroisesti riittävästi tietoa ja tietojen siirtoa koskevat järjestelmät laitettiin kuntoon. Nyt ajantasainen tieto on kokoajan saatavilla ja päätöksenteon tukena.

Nyt, kaksi vuotta myöhemmin, Omnia sai historiansa parhaat työyhteisökyselyn tulokset. Vastaajia oli enemmän kuin koskaan aiemmin. Samaan aikaan sairauspoissaolopäivien määrä väheni yhdessä vuodessa 1054 päivällä. Nämä päivät vähenivät mielenterveydellisistä sairauspoissaolosyistä. Tuki- ja liikuntaelinsairauksia tai muita syitä on edelleen saman verran. Työkykyjohtamiseen panostaminen tarkoitti, että päätimme sijoittaa ennaltaehkäisevään työhön työterveysyhteistyössämme. Budjettiin euroja piti ladata 100 000 lisää, mutta sairaanhoidon ja sairauspoissaolojen vähentymisen kautta säästömme olivat viime vuoden tilinpäätöksessä noin 400 000 euroa. 

Tänään iloitsemme Omniassa onnistumisistamme. Samaan aikaan pohdimme kuitenkin oman tuottavuusohjelmamme käynnistämistä tulevista leikkauksista selviämiseksi. Olemme oikealla tiellä, mutta toimintatapoja ja rakenteita on edelleen tarkasteltava, opettajien ja muun henkilöstön tehtävänkuvia selkiytettävä ja nykyaikaistettava, turhaa rutiinityötä poistettava ja, ennenkaikkea, ydintehtävä on pidettävä kirkkaana mielessä. Johtamisen kehittämistyö jatkuu. Sen kaveriksi otetaan pian myös työyhteisötaitojen kehittäminen. Tuottavuus ja vaikuttavuus tehdään yllättävissä paikoissa.

Riikka-Maria Yli-Suomu

hallintojohtaja

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia

Kirjoittaja

Riikka-Maria Yli-Suomu
Liiketoimintajohtaja, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia

Yli-Suomu Riikka-Maria

Yhteystiedot

Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry Ammattiosaamisen kehittämisyhtiö AMKE Oy

Eteläranta 10
00130 Helsinki

toimisto@amke.fi