Tekoäly tarvitsee perustakseen hyvän tiedonhallinnan

17.09.2026

Tekoäly on tällä hetkellä lähes jokaisen organisaation keskusteluissa. Puhumme uusista työkaluista, tehokkuudesta, automaatiosta ja uudenlaisista mahdollisuuksista tehdä työtä. Keskustelu on tarpeellinen, mutta samalla huomaan pohtivani yhtä perustavanlaatuista kysymystä: olemmeko keskittyneet oikeaan asiaan?

Usein tekoälystä puhuttaessa huomio kiinnittyy itse teknologiaan. Todellisuudessa tekoälyn arvo syntyy kuitenkin tiedosta. Jos tieto on hajallaan, vanhentunutta, puutteellista tai ristiriitaista, myös tekoälyn tuottama hyöty jää väistämättä rajalliseksi.

Tämän vuoksi uskon, että tiedonhallinta on nousemassa seuraavien vuosien tärkeimmäksi menestystekijäksi myös ammatillisessa koulutuksessa.

Tiedonhallinta ei ole enää vain lakisääteinen velvollisuus

Monessa organisaatiossa tiedonhallinta on perinteisesti yhdistetty velvoitteisiin, dokumentointiin, arkistointiin ja sääntelyn täyttämiseen. Nämä ovat edelleen tärkeitä tehtäviä, mutta ne eivät enää yksin riitä kuvaamaan tiedonhallinnan merkitystä.

Kun johto tarkastelee toiminnan vaikuttavuutta, henkilöstö suunnittelee palveluita tai opiskelijoille halutaan rakentaa parempaa asiakaskokemusta, tarvitaan luotettavaa tietoa. Kun käyttöön otetaan tekoälyä hyödyntäviä ratkaisuja, tarvitaan laadukasta, löydettävää ja ymmärrettävää tietoa. Kun prosesseja halutaan automatisoida, on ensin ymmärrettävä, miten tieto liikkuu organisaatiossa.

Tiedonhallinta on siirtynyt taustalta keskiöön.

Tekoäly paljastaa tiedonhallinnan vahvuudet ja heikkoudet

Tekoälyn yleistyminen toimii monelle organisaatiolle peilinä.

Jos tieto on hyvin järjestettyä, dokumentoitua, ajantasaista ja helposti löydettävää, tekoäly pystyy tukemaan työntekijöitä nopeasti ja tehokkaasti. Mutta jos tieto sijaitsee useissa järjestelmissä, vanhoissa verkkolevyissä, henkilökohtaisissa kansioissa ja dokumenteissa, joita kukaan ei enää omista, ongelmat tulevat nopeasti näkyviin.

Tekoäly ei korjaa huonolaatuista tietoa. Se korostaa sitä.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Copilot löytää SharePointista vanhan ohjeen ja antaa sen perusteella työntekijälle vastauksen, joka ei enää vastaa organisaation nykyistä toimintatapaa. Tällöin ongelma ei ole vain tekoälyn vastauksessa, vaan siinä, että vanhentunut tieto on edelleen löydettävissä ja näyttää käyttäjälle luotettavalta.

Sama ilmiö näkyy myös silloin, kun organisaatiossa on samasta lomakkeesta, prosessikuvauksesta tai ohjeesta useita eri versioita eri työtiloissa, kansioissa tai järjestelmissä. Ihmiselle tämä aiheuttaa epävarmuutta siitä, mikä versio on oikea. Tekoälyn näkökulmasta ristiriitaiset versiot voivat johtaa siihen, että vastaukseen sekoittuu eri aikoina voimassa olleita käytäntöjä.

Kolmas esimerkki liittyy tiedon omistajuuteen. Jos kukaan ei tiedä, kuka vastaa tietyn ohjeen päivittämisestä tai poistamisesta, tieto jää helposti elämään omaa elämäänsä. Tekoäly tekee tällaisen hallitsemattomuuden näkyväksi, koska se voi nostaa esiin sisältöä, jota organisaatiossa ei enää aktiivisesti käytetä mutta jota ei ole myöskään poistettu tai merkitty vanhentuneeksi.

Tekoälyn onnistunut hyödyntäminen edellyttää hyvän tiedonhallinnan lisäksi henkilöstön osaamista, muutosjohtamista, selkeitä toimintamalleja, tietosuojan huomioimista ja toimivaa teknistä arkkitehtuuria.

Tiedon laatu ratkaisee

Tekoälyä käsittelevissä keskusteluissa puhutaan paljon osaamisesta, ja aivan syystä. Yhtä tärkeää on kuitenkin myös tiedon laatu.

Organisaatiossa kannattaakin kysyä muutamia yksinkertaisia kysymyksiä:

• Tiedämmekö, missä kriittinen tieto sijaitsee?
• Löytyykö tieto helposti silloin, kun sitä tarvitaan?
• Onko tieto ajantasaista?
• Onko tiedolla selkeä omistaja?
• Voimmeko luottaa siihen, että tieto on oikein?

Nämä eivät ole uusia kysymyksiä. Ne ovat kuitenkin saaneet uuden merkityksen.

Aiemmin huonolaatuinen tieto hidasti yksittäisen työntekijän työtä. Nyt se voi heikentää tekoälyratkaisun hyödyllisyyttä ja johtaa virheellisiin johtopäätöksiin. Siksi tiedon laadun kehittäminen ei ole enää vain tiedonhallinnan asiantuntijoiden tehtävä. Se on koko organisaation yhteinen tehtävä.

Yhteisiä kysymyksiä ei kannata ratkaista yksin

Ammatillisella koulutuksella on pitkät perinteet yhteistyöstä ja verkostoitumisesta. Sama lähestymistapa on välttämätön myös tiedonhallinnan kehittämisessä.

AMKEn tiedonhallintaverkostossa näemme jatkuvasti, kuinka samat kysymykset toistuvat eri puolilla Suomea.

Miten tiedonhallintaa tulisi kehittää tekoälyaikana? Mitä vaikutuksia uudella sääntelyllä on organisaatioiden toimintaan? Miten tiedon laatua voidaan parantaa käytännössä? Miten varmistetaan yhteentoimivuus ja tiedon sujuva hyödyntäminen? Juuri siksi verkostotyöllä on niin suuri merkitys. Kun kokemuksia, käytäntöjä ja oppeja jaetaan avoimesti, koko kenttä kehittyy. Samalla vältetään turhaa päällekkäistä työtä ja pystytään tunnistamaan ratkaisuja, jotka hyödyttävät laajasti ammatillisen koulutuksen järjestäjiä.

Verkostossa käydyt keskustelut ovat vahvistaneet käsitystä siitä, että tiedonhallinta ei ole enää yksittäinen kehittämishanke. Se on pitkäjänteinen kyvykkyys, joka tukee koko organisaation uudistumista.

Tarvitsemme yhteistä ymmärrystä tiedosta, sen laadusta ja sen merkityksestä. Tarvitsemme toimintamalleja, joilla tieto pysyy hallittuna myös muuttuvassa ympäristössä. Tarvitsemme yhteistyötä organisaatioiden välillä, jotta voimme oppia toisiltamme ja rakentaa yhteisiä ratkaisuja.

Ehkä tärkein kysymys ei siis ole, mitä tekoäly voi tehdä puolestamme.

Tärkeämpi kysymys on, olemmeko rakentaneet sellaisen tiedonhallinnan perustan, jonka varaan tekoälyn mahdollisuudet voidaan turvallisesti, vastuullisesti ja vaikuttavasti rakentaa.

Jos vastaus on vielä epävarma, juuri nyt on oikea aika vahvistaa perustuksia.

Tiedonhallinnan merkitys ei ole vähenemässä. Päinvastoin. Tekoälyaikana siitä on tulossa yksi organisaatioiden tärkeimmistä strategisista kyvykkyyksistä.

Ammattiopisto Spesian tietohallintojohtaja, AMKEn tiedonhallintaverkoston puheenjohtaja Niko Koivisto työn ulkopuolella: Vapaa-ajallani viihdyn paljon luonnossa – koirien kanssa ulkoillen, marjastaen ja sienestäen. Juoksu on myös tärkeä osa vapaa-aikaani, ja lenkkipolkujen lisäksi minut löytää silloin tällöin myös maratonien lähtöviivalta.

Takaisin