08.05.2017
AMKEn asianhallintaverkoston työryhmä kokoontui perjantaina 5.5.
Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja sen ajan tasalla pitäminen, säilytysaikojen määrittely, asiakirjahallinnon ohjeistus ja neuvonta, tietosuoja-asiat ja monet muut kuuluvat asianhallinnasta vastaavien henkilöiden tehtäviin. Tehtävät ovat tärkeitä, mutta jäävät usein vähemmälle huomiolle.
- Kaikille ei ole edes selvää, että asiakirjoja pitää säilyttää, kertoo AMKEn asiankirjahallintaverkoston puheenjohtaja Maarit Flinck Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymästä.
Asiakirjahallinnosta vastaavien täytyy pysyä ajan tasalla lainsäädännön muutoksista ja ymmärtää sen vaikutus koulutuksen järjestäjän toimintaan.
Uuden tietosuoja-asetuksen myötä tiedonhallinnan merkitys tulee kuitenkin näkyvämmäksi, sillä henkilötietorekistereiden säilytysajat pitää määritellä, eikä työtä voi jättää enää huoletta vain ”muiden” hoidettavaksi.
Asianhallintaverkosto vertaistukena
AMKEn asianhallintaverkoston tavoitteena on kehittää koulutuksen järjestäjien asiakirjallisen tiedon hallintaa ja prosesseihin liittyvää toimintaa sekä kerätä ja levittää hyviksi havaittuja toimintamalleja.
Flinckin mukaan yksi verkoston tärkeimmistä tehtävistä on vertaistuen jakaminen.
- Usein olemme yksin oppilaitoksissa oman tehtävämme kanssa. Täällä voimme keskustella kollegoiden kanssa, jotka puhuvat ”samaa kieltä”.
AMKEssa perjantaina 5.5. verkoston työryhmän kokouksessa suunniteltiin syksyn verkostopäivän ohjelmaa sekä jatkettiin yhdessä kuntaliiton kanssa työstettyä opetustoimen säilytysaikasuosituksen laatimista.
AMKEn asianhallintaverkoston työryhmän kokoonpano
