07.12.2015
Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulun professori Harri Laihonen sekä aikuiskoulutusjohtaja (emer.) ja johdon työnohjaaja Pirjo Syysnummi tarkastelivat kahdessa tieteellisessä artikkelissaan ammatillisten oppilaitosten johtamista. Kohteena olivat erityisesti organisaatioiden tietojohtamisen prosessit.
Laihosen mukaan tietoresursseja voidaan hyödyntää tehokkaammin, kun prosessien kulku ja sisältö ymmärretään paremmin. Tehokkuuden lisääntyminen näkyy luonnollisesti myös organisaation toiminnan tuloksessa.
Ensimmäistä artikkelia varten haastateltiin oppilaitoksen johtoryhmän jäseniä. Haastattelujen perusteella pystyttiin nimeämään ja tunnistamaan tietojohtamisen haasteita. Johtoryhmään kuuluvilta kysyttiin muun muassa siitä, kuinka tieto saadaan tavoittamaan sitä tarvitsevat ja miten tietoa yhdistellään, jotta saadaan aikaiseksi yhteistä ymmärrystä.
- Yksi suurimmista käytännön haasteista on tällä hetkellä hallinnollisen tiedon määrän huomattava kasvu viime 
vuosina, valottaa yli kahdenkymmenen vuoden uran ammatillisen koulutuksen parissa tehnyt Syysnummi aineistosta saatuja tuloksia:
- Johtoryhmän jäsenet ovat organisaatioiden kasvaessa yhä työllistetympiä hallinnollisen byrokratian ja siihen liittyvän tiedon kanssa. Opetukseen ja ammattiosaamiseen liittyvä tiedonkulku toimivat paljolti omillaan. Vaarana on, että johtamisessa tärkeä hallinnollinen tieto kaappaa vallan ja huomion organisaatiossa koulutukseen ja opettamiseen liittyvän tiedon johtamisen kustannuksella.
Myös AMKEssa ollaan tietoisia tästä koulutusorganisaatioiden ongelmasta. Suurten tietomäärien hallinnointi, kerääminen ja analysointi ovat työläitä prosesseja, jotka vievät aikaa oppilaitosten varsinaiselta tehtävältä. Kerättävä tieto ei aina edes liity organisaation varsinaiseen tehtävään. Tietoon perustuvassa organisaatiossa aineettomia resursseja ja tuotoksia on vaikea hallita ja johtaa: strategia- ja suunnitteluprosessit, rakenneuudistukset sekä budjetointi ja taloudenhallinta vievät johtajilta huomattavan paljon aikaa.
- Tietojohtamisen painopistettä pitäisi siirtää enemmän kohti pedagogisen osaamisen edistämistä, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kasvattamista sekä asiakastarpeen parempaa tunnistamista, Laihonen esittää.
Ensimmäisen artikkelin haastatteluissa johtajat nostivat esiin kerta toisensa jälkeen koulutuksen järjestäjäverkon kokoamishakkeen, joka tuo organisaatioille eteen yhdistymisiä ja fuusioita. Laihosen mukaan tämä synnytti tarpeen jatkaa tutkimusta:
- Halusimme ymmärtää paremmin ministeriötasolta ohjatun rakennemuutoksen vaikutusta organisaatioiden sisäisiin toimiin ja toimintoihin. Toinen artikkeli kokoaakin strategisen johtamisen, tiimityön johtamisen ja tietoresurssien johtamisen uudenlaiseksi kehikoksi koulutuksen johtamiseen.
- Keskeisin havainto on, että oppilaitosten yhdistyminen suuriksi ja maantieteellisesti hajautuneiksi koulutusorganisaatioiksi on johtanut yhä vahvemmin hierarkkisiin organisaatiorakenteisiin, jolloin hallinnolliset suunnitelmat, ohjeet, säännöt ja raportit ovat lisääntyneet ennestään. Johtamisessa on kiinnitetty huomiota etupäässä juuri hallinnollisen tiedon virtaamiseen organisaation hierarkkisten portaiden kautta, täydentää Pirjo Syysnummi.
Koulutusorganisaatioiden muutos on luonut päällekkäisiä rakenteita, joissa tietovirrat toimivat eri tavoin. Opettajat hankkivat ja jakavat ydintehtäväänsä liittyvää tietoa vuorovaikutuksessa toisten opettajien, tiimiensä ja työelämän kanssa. Näiden tietovirtojen merkitys näytti olevan koulutusorganisaation perustehtävän kannalta paljon suurempi kuin hierarkkisten tietovirtojen merkitys.
Maantieteellisesti hajautuneissa organisaatioissa, joissa on yhdistetty useita oppilaitoksia, perustehtävään liittyvät vanha toimintatavat ja -kulttuurit säilyvät pitkään organisaation eri osissa. Aineistoa varten haastatellut olivatkin huolissaan siitä, miten hajautetussa organisaatiossa voidaan varmistaa se, että opetus ja tutkinnot ovat kaikkialla tasalaatuisia. Syysnummen mukaan tulisikin entistä enemmän kiinnittää huomiota asiantuntijatiedon johtamiseen ja tietovirtojen tukemiseen lateraalisissa rakenteissa.
Ammatillisen koulutuksen liittämisestä tuleviin itsehallintoalueisiin on keskusteltu sekä poliittisella kentällä, koulutuskentällä että mediassa vilkkaasti. Hallitus ei kuitenkaan ainakaan sote-ratkaisun yhteydessä päättänyt liittää ammatillista koulutusta itsehallintoalueille.
- Jos ammatillinen koulutus tulevaisuudessa liitettäisiin osaksi itsehallintoalueita, on vaara, että hallinto etääntyy 
liian kauas varsinaisesta opetustyöstä. Tutkimuksemme mukaan koulutusorganisaation koon kasvaessa hallinnollisen tiedon määrä lisääntyy, selittää professori Laihonen.
Ratkaisuksi hän tarjoaa keskittymistä perustehtävän näkökulmasta tehtävään tietojohtamiseen. Hallinnollisten prosessien tehtävä on tukea koulutustehtävää mahdollisimman tehokkaalla tavalla.
Vaikka Laihonen ja Syysnummi tarkastelivat artikkeleissaan vain ammatillisia oppilaitoksia, on saaduista tuloksista muuhunkin:
- Tulokset ovat monin osin laajennettavissa koskemaan myös muita koulutusorganisaatioita ja monilta kohdin myös muita tietotyön aloja kuin koulutusalaa, kertoo Laihonen.
Tuloksia yleistettäessä tulee kuitenkin huomioida aineiston suppeus, joka johtuu sen tarkoituksesta: aineiston avulla hahmotettiin Pirjo Syysnummen työstämän väitöskirjan tutkimuskohdetta ja ongelmanasettelua. Sekä Syysnummi että Laihonen kuitenkin vakuuttavat, että omat kokemukset alalta tukevat tuloksia.
Muun muassa PIRKOn aikuisopiston rehtorina ja Tredun aikuiskoulutusjohtajana toimineen Syysnummen tuleva väitöskirja, jonka aiheena on tiedon hyödyntäminen ammatillisen koulutuksen johtamisessa ja toiminnassa, tuottaa jatkossa lisää tietoa tietojohtamisesta.
Syysnummi vinkkaa lopuksi, että perustehtävään liittyvän tiedon johtamiseen panostaminen voisi tarkoittaa sekä organisaatiorakenteiden että tietojohtamisen funktion arvioimista uudelleen.
Laihonen puolestaan haastaa meidät kaikki:
- Tietojohtamisen huomio pitää siirtää tiedon hyödyntämiseen, jolloin jokaisesta tulee tietojohtaja.
Laihonen, H. and Syysnummi, P. (2015) Organisational Knowledge Flows and Structural Change – the Case of Dispersed Education Organisations, International Journal of Knowledge Management Studies, 6(3), 247–260.
Syysnummi, P. and Laihonen, H. (2014) Top Managements Perception of Knowledge Management in a Vocational Education and Training Organization in Finland, International Journal of Educational Management, 28(1), pp. 53–65.
